Know-How Verlust in Unternehmen reduzieren

Der demografische Wandel stellt deutsche Unternehmen vor eine gewaltige Herausforderung: Bis 2036 werden rund 16,5 Millionen Babyboomer das Rentenalter erreichen. Mit ihnen verschwindet nicht nur eine ganze Generation aus dem Arbeitsmarkt – auch jahrzehntelang aufgebautes Fachwissen, wertvolle Erfahrung und tiefgreifendes Prozessverständnis drohen verloren zu gehen. Sehr ähnlich sieht es in anderen europäischen Ländern aus.

Besonders kritisch: Viele Organisationen haben bisher keine systematische Strategie entwickelt, um das Wissen ihrer erfahrenen Mitarbeiter zu sichern und an die nächste Generation weiterzugeben. Dabei gibt es erprobte Methoden und digitale Werkzeuge, mit denen sich der Wissenstransfer effektiv gestalten lässt. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie den drohenden Know-how-Verlust in Ihrem Unternehmen aktiv angehen und wichtiges Expertenwissen für die Zukunft bewahren können.

Herausforderungen im Wissenstransfer

Der erfolgreiche Transfer von Expertenwissen scheitert in der Praxis häufig an fünf zentralen Hürden, die Unternehmen frühzeitig erkennen und strategisch angehen müssen:

1. Zeitdruck: Zwischen operativem Tagesgeschäft und nahender Rente bleibt oft zu wenig Zeit für einen strukturierten Wissenstransfer.

2. Implizites Wissen: Erfahrungswissen und intuitive Handlungsabläufe sind schwer zu verbalisieren und zu dokumentieren. Siehe dazu auch unsereren Leitfaden zu implizitem und explizitem Wissen.

3. Motivation der Beteiligten: Ausscheidende Mitarbeiter sehen nicht immer den Mehrwert darin, ihr über Jahre aufgebautes Wissen weiterzugeben.

4. Fehlende Systematik: Vielen Unternehmen fehlt ein klarer Prozess und die nötige Infrastruktur für die Wissenssicherung.

5. Ressourcenmangel: Begrenzte personelle und finanzielle Mittel erschweren die Umsetzung nachhaltiger Wissenstransfer-Programme.

Generationwechsel vs. Stellenwechsel

Ob ein Mitarbeiter das Unternehmen endgültig verlässt oder innerhab des Unternehmens die Stelle wechselt, hat einen grossen Einfluss auf die Umsetzung des Wissenstransfers.

Zentraler Aspekt	Generationenwechsel	Stellenwechsel
Zeit	Meist langfristiger Prozess (6-24 Monate), da Renteneintritt planbar	Oft kurzfristig (2-8 Wochen), da Kündigungsfristen oder interne Wechsel wenig Vorlaufzeit bieten
Wissenstiefe	Jahrzehnte an Erfahrungswissen und implizitem Wissen	Fokus auf aktuelle Prozesse, Kontakte und laufende Projekte
Motivation & Dynamik	Möglicherweise geringere Motivation des Ausscheidenden ("nach mir die Sintflut")	Höhere Kooperationsbereitschaft, da meist weiterer Kontakt im Unternehmen besteht
Kulturelle Aspekte	Unterschiedliche Arbeitsweisen und digitale Affinität zwischen den Generationen	Ähnlicheres Verständnis von Arbeitsmethoden und Kommunikationswegen
Wissensverlustrisiko	Endgültiger Verlust des Wissens nach Renteneintritt	Wissen bleibt meist im Unternehmen, nur in anderer Position verfügbar.

Know-How-Transfer von alt zu jung

Der Wissenstransfer zwischen erfahrenen Mitarbeitern und der jüngeren Generation stellt Unternehmen vor besondere Herausforderungen, bietet aber auch einzigartige Chancen. Die langjährige Berufserfahrung älterer Mitarbeiter umfasst nicht nur fachliches Know-how, sondern auch wertvolles implizites Wissen wie Intuition für kritische Situationen, informelle Netzwerke und bewährte Problemlösungsstrategien.

Ein erfolgreicher Generationen-Transfer erfordert dabei ein durchdachtes Konzept, das die unterschiedlichen Arbeits- und Lernstile beider Altersgruppen berücksichtigt. Während ältere Mitarbeiter häufig auf persönlichen Austausch und traditionelle Dokumentation setzen, bevorzugen jüngere Kollegen oft digitale Tools und interaktive Lernformate. Die Kunst liegt darin, diese verschiedenen Ansätze sinnvoll zu verbinden.

Bewährte Methoden sind beispielsweise:

• Tandem-Programme, bei denen erfahrene und junge Mitarbeiter über mehrere Monate eng zusammenarbeiten.

•  Moderne Technologien wie Video-Tutorials oder digitale Wissensdatenbanken, die das das übermittelte Wissen nachhaltig sichern. 

• Wertschätzende Atmosphäre: Die älteren Mitarbeiter sollten als Experten respektiert werden, während gleichzeitig die frischen Perspektiven und digitalen Kompetenzen der jüngeren Generation anerkannt werden.

  
  

Der Prozess braucht Zeit und muss frühzeitig, idealerweise zwei bis drei Jahre vor dem geplanten Ausscheiden, beginnen. Regelmässige Feedback-Gespräche und Erfolgsmessungen helfen, den Transfer kontinuierlich zu optimieren und sicherzustellen, dass kritisches Wissen nicht verloren geht.

Know-How-Verluste bei Stellenwechseln vermeiden

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen oder die Abteilung verlassen, geht häufig wertvolles Wissen verloren. Dieser Know-how-Verlust kann für Organisationen schwerwiegende Folgen haben, da wichtige Prozesse, Kundenbeziehungen und interne Abläufe beeinträchtigt werden.

Eine zentrale Rolle spielt dabei die frühzeitige Planung der Übergabe. Sobald die Kündigung eines Mitarbeiters bekannt wird, sollte ein strukturierter Übergabeprozess eingeleitet werden. Dazu gehört die Dokumentation von Arbeitsabläufen, Kontakten und projektrelevantem Wissen. Checklisten und standardisierte Übergabeprotokolle können dabei helfen, keine wichtigen Aspekte zu übersehen.

Die Einarbeitung des Nachfolgers sollte idealerweise noch in Zusammenarbeit mit dem scheidenden Mitarbeiter erfolgen. In dieser Phase können wichtige Erfahrungen, Tricks und implizites Wissen direkt weitergegeben werden. Ergänzend empfiehlt sich der Aufbau einer digitalen Wissensdatenbank, in der wichtige Informationen, Dokumentationen und Best Practices zentral gespeichert werden.

Auch präventive Maßnahmen sind wichtig: Die Etablierung von Stellvertreterregelungen und Job-Rotation-Programmen sorgt dafür, dass Wissen auf mehrere Schultern verteilt wird. Regelmäßige Team-Meetings und abteilungsübergreifender Austausch fördern zudem die Weitergabe von Expertise im gesamten Unternehmen.

Nicht zu unterschätzen ist auch die Rolle der Unternehmenskultur. Eine offene Kommunikationskultur und die Wertschätzung von Wissensaustausch motivieren Mitarbeiter, ihr Know-how aktiv weiterzugeben – nicht erst beim Verlassen des Unternehmens.

Unternehmenswissen digital erfassen

Wissen gezielt und systematisch im Unternehmen aufzubauen und zu erhalten kann in sich einen Wettbewerbsvorteil darstellen. Nicht nur die kurzfristige Wissenssicherung bei Personalwechseln, sondern auch der langfristige Erhalt wertvoller Unternehmensexpertise profitieren von digitalen Prozessen im Wissensmanagement. 

Zentral ist dabei die Implementierung eines digitalen Wissensmanagement-Systems, das sowohl strukturiertes als auch implizites Wissen erfasst. Durch den Einsatz von Collaboration-Tools, Wikis und intelligenten Dokumentenmanagementsystemen können Arbeitsabläufe, Prozesswissen und Projekterfahrungen systematisch dokumentiert und kategorisiert werden. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen und vereinfacht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erheblich.

Besonders wichtig ist die kontinuierliche Pflege und Aktualisierung der digitalen Wissensbasis. Hierfür sollten klare Verantwortlichkeiten definiert und regelmässige Updates eingeplant werden. Die Erfassung sollte dabei möglichst benutzerfreundlich gestaltet sein, etwa durch standardisierte Vorlagen, Video-Tutorials oder Audio-Aufzeichnungen von Expertengesprächen. Auch der Einsatz von KI-gestützten Tools zur automatischen Verschlagwortung und Verknüpfung von Inhalten kann die Effizienz der Wissenserfassung steigern.

Im Idealfall ist eine gut gepflegte, digitale Wissensbasis das  unternehmensweite Gedächtnis.  Sie bildet damit das Fundament für eine nachhaltige Unternehmensentwicklung und sichert die Kontinuität wichtiger Geschäftsprozesse.

Schlussgedanken

Die Anforderungen an das Wissensmanagement eines Unternehmens steigen. Know How Verlust ist für das Management eine Bedrohung, die aber auch als Chance wahrgenommen werden kann. Die Unternehmen, die Know How digitalisieren können, werden in den kommenden Jahren einen klaren Vorteil in ihren Märkten erarbeiten. Während die Wissenssischerung zu mehr Effizienz führt, kann mehr Zeit in die Entwicklung von Innovationen fliessen.