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Eine gute Arbeitseffizienz kann das ganze Unternehmen positiv beeinflussen. Beispielsweise kann der Zeitaufwand für nicht wertschöpfende Aufgaben mit besseren Arbeitsabläufen verringert werden. Da die Arbeitseffizienz durch unterschiedliche Faktoren beeinflusst wird, müssen Arbeitgeber eine gute Strategie für ihr Unternehmen entwickeln. Es gibt nicht die perfekte Lösung, und es kann eine Kombination von Methoden erforderlich sein. Dank der digitalen Transformation gewinnen digitale Tools und Softwares jedoch immer mehr an Bedeutung, weil sie Arbeitsprozesse beschleunigen und erleichtern.
In diesem Blog werden wir auf das Thema Arbeitseffizienz eingehen, Methoden betrachten, um die Effizienz Ihres Teams zu verbessern, und erläutern, wie zehnplus die Effizienz Ihrer Mitarbeiter und Ihrer Organisation als Ganzes deutlich steigern kann im Zusammenhang mit der digitalen Transformation.
Was ist Arbeitseffizienz?
Für den Erfolg eines Unternehmens und damit es sein volles Potential erreichen kann, müssen Arbeitgeber die Bedeutung von Arbeitseffizienz und die damit verbunden Prozesse, Einflussfaktoren und Folgen verstehen, damit sie Arbeitsabläufe auf ihr Potential sowie Verbesserungsmöglichkeiten untersuchen und optimieren können.
Oft wird die Effizienz mit der Produktivität verwechselt. Auch wenn beide voneinander abhängig sind, gibt es einen klaren Unterschied. Einfach gesagt, wird unter Effizienz die Erfüllung einer Aufgabe bei geringst möglichem Aufwand in kürzester Zeit verstanden. Von Bedeutung sind die Qualität und der Wert der in einem bestimmten Zeitraum geleisteten Arbeit und nicht die tatsächliche Menge an Arbeit. Dagegen geht es bei der Produktivität um die grösstmögliche Menge an Leistung, die mit den verfügbaren Ressourcen erbracht werden kann. So kann ein Unternehmen sehr produktiv wirken aufgrund eines guten Ertrags, bei genauerer Betrachtung der Arbeitsabläufe könnte jedoch ein grosser Spielraum für Verbesserungen der Effizienz festgestellt werden. Erhöht man die Effizienz, kann man die Produktivität entweder noch mehr steigern oder Produktionskosten verringern, was ebenfalls zu einem grösseren Gewinn führen würde.
Es ist wichtig zu erwähnen, dass es bei der Steigerung der Effizienz Ihres Teams nicht nur darum geht, mehr Arbeit in kürzerer Zeit zu erledigen. Es geht auch darum, die bestmöglichen Methoden und Tools zu verwenden, damit mit weniger Aufwand qualitativ hochwertige Arbeit geleistet werden kann.
Wie kann die Arbeitseffizienz verbessert werden?
Die Effizienz kann durch verschiedene Faktoren beeinflusst werden. Viele dieser Faktoren liegen an der Person selbst, wie beispielsweise Selbstorganisation mit To-Do-Listen sowie Einträgen in einer Agenda oder im Kalender. Auf diese Weise behält man den Überblick und kann Prioritäten setzen. Auch Kleinigkeiten wie ein aufgeräumter Arbeitsplatz können schon die Konzentration verbessern.
Es gibt jedoch einige Methoden, die der Arbeitgeber den Mitarbeitern bieten kann, welche die Arbeitszufriedenheit und die Konzentration erhöht. Im Folgenden werden wir auf drei Punkte näher eingehen, welche die Effizienz verbessern können:
1. Schaffen Sie einen angenehmen Arbeitsplatz, um die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter zu gewährleisten.
Zufriedene Arbeitnehmer erbringen bessere Leistungen, sind produktiver und effizienter als unzufriedene Arbeitnehmer. Sie verbringen auch mehr Zeit mit arbeitsbezogenen Aufgaben.
Wenn Ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten, ist es besonders wichtig, dass die Kommunikation zum Unternehmen reibungslos funktioniert und dass sie die nötigen Tools besitzen, um ihre Arbeit ohne Probleme erledigen zu können.
2. Erlauben Sie nach Möglichkeit flexible Arbeitszeiten.
Manche Menschen sind frühmorgens oder spätabends effizienter und produktiver. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern also flexible Arbeitszeiten ermöglichen, können sie dann arbeiten, wenn sie am effizientesten sind und sie können selbst entscheiden, wann sie eine Pause machen. Während dieser Pausen können sie sich sportlich betätigen oder einen Spaziergang machen, um Energie zu tanken. So können Blockaden vermieden werden, und Ihre Mitarbeiter fühlen sich nicht gestresst oder unter Druck gesetzt. Dies kommt dann dem ganzen Unternehmen zugute.
3. Nutzen Sie die Technologie!
Das ist nicht nur wichtig für Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, sondern sie erleichtern Prozesse für das ganze Unternehmen. Die digitale Transformation ist hierbei ein nennenswerter Begriff, denn digitale Technologien entwickeln sich stetig weiter und gewinnen immer mehr an Bedeutung. Sie sind heutzutage nicht mehr wegzudenken, doch für welche Tools sollen Sie sich entscheiden? Es gibt so viele Software-Unternehmen und ein Meer an unterschiedlichen Tools, so dass es verständlich ist, wenn Sie sich zunächst überfordert fühlen. Nehmen Sie sich die Zeit und überlegen Sie sich, wo in Ihrem Unternehmen die grössten Herausforderungen liegen, mit welchen Problemen haben Sie oder Ihre Mitarbeiter immer wieder zu kämpfen, welche Prozesse brauchen am meisten Zeit und Ressourcen, ohne gross zum Gewinn beizutragen. Wenn Sie die Antworten auf solche Fragen finden, können Sie gezielt nach Produkten suchen, die genau dabei helfen, diese Prozesse zu vereinfachen, zu automatisieren oder gar ganz zu beseitigen.
Mit den Softwares von zehnplus zur optimalen Effizienz
zehnplus entwickelt seit über 13 Jahren massgeschneiderte Softwareprodukte, die Unternehmen europaweit bereits erfolgsbringend nutzen. Mit unseren digitalen Lösungen modernisieren Sie nicht nur Ihre Organisation, sondern erleichtern Ihre Arbeitstage sowie beschleunigen Prozesse. Sie verbessern auch die Kommunikation und den Wissensaustausch. Sehen wir uns unsere Softwareprodukte genauer an:
Mit dieser Wissensmanagement-Software können Sie Ihr Unternehmen leicht organisieren und Wissen verwalten. Diese Software besitzt einige ausgezeichnete Funktionalitäten. Sie können nicht nur Daten und Dokumente zentralisiert aufbewahren, sondern zudem eine unbegrenzte Anzahl von Inhaltselementen erstellen, verwalten, markieren und übersetzen. Sie reduzieren so Datensilos und stellen sicher, dass alle Ihre Mitarbeiter Zugriff auf die nötigen Informationen haben. Weitere Funktionalitäten sind Medienmanagement, Mehrsprachigkeit und viele mehr. Die Software enthält alles, was Sie für ein optimales Wissensmanagement brauchen.
Diese Software ist besonders beliebt, denn sie entlastet Ihre Kundensupport-Mitarbeiter und ermöglicht ein verbessertes Kundenerlebnis. Ihre Kunden finden schnell Antworten zu ihren Fragen an einem Ort und müssen Sie nicht extra kontaktieren. Viele Minuten am Telefon darauf zu warten, dass jemand abnimmt, nur um innerhalb einer Minute die Antwort zu bekommen, hat noch nie einen Kunden glücklich gemacht. Das ist auch ein Vorteil für Sie, denn Sie sparen Zeit und Kosten. Mit der FAQ Software + finden Sie heraus, welche Artikel am häufigsten von Ihren Kunden besucht und kommentiert werden und hilft Ihnen zu entscheiden, welche Informationen in die FAQs aufgenommen werden sollen, an welchen Diensten oder Produkteigenschaften Sie arbeiten sollen oder was sich Ihre Kunden generell wünschen.
Die Community-Plattform bringt viele Vorteile mit sich. Sie haben die Möglichkeit, sich mit Ihren Kunden zu vernetzen und können Vertrauen sowie Treue aufbauen. Sie können eine Gemeinschaft bilden und Ihre Klientel vergrössern. Sie erhalten direktes Feedback und können so Ihre Produkte und Dienstleistungen verbessern. Diese Plattform ist also das perfekte Tool, um Ihr Unternehmen zu vergrössern, Kundenengagement zu fördern, Ihre Kundenbindungsrate zu verbessern und den Customer Lifetime Value zu erhöhen.
Mit dieser Software können Sie das interne Wissen Ihres Unternehmens in eine Enzyklopädie bündeln. Wenn Wissen transparent gemacht und gebündelt wird, vermeiden Sie Wissensverluste, wenn Ihre Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen oder Ihr Unternehmen verlassen und Ihr spezifisches Wissen verloren geht. Die Wiki-Software ist besonders beliebt bei Administratoren, weil sie vielseitig, verständlich und übersichtlich ist.
Die Social Intranet Plattform + ist ideal, damit Ihre Mitarbeiter mit Ihrem Unternehmen in Kontakt bleiben. Der Informationsaustausch wird vereinfacht und die Zusammenarbeit gefördert. Die Plattform ist ein interner, digitaler Arbeitsbereich, der Ihren Mitarbeitern hilft, ihre Arbeit zu erledigen. Sie ist ein ausgezeichnetes Tool, um die Effizienz zu steigern durch das Kombinieren von Kommunikation, Kundendaten und Produktinformation in einer Plattform.
Fazit
Neben einigen gleichen Funktionalitäten wie Mehrsprachigkeit oder Benutzerverwaltung haben die fünf Softwares gemeinsam, dass sie alle leicht in bestehende Systeme integriert werden können und benutzerfreundlich sowie individuell anpassbar sind. Sie alle haben besonders praktische Funktionalitäten, welche die Arbeit erwiesenermassen vereinfachen. Lesen Sie gerne mehr dazu in unseren Fallstudien zu bestehenden Kunden.
Für eine Steigerung der Effizienz Ihres Teams müssen einige Aspekte betrachtet werden. Einiges können Ihre Mitarbeiter selbst tun, damit Sie Ihre Arbeit effizient erledigen können. Sie als Arbeitgeber müssen eine gute Strategie für Ihr Unternehmen finden. Sie können ihren Mitarbeitern durch das Nutzen und zur Verfügung stellen der richtigen Technologien den Arbeitsalltag nachhaltig erleichtern und ihre Zufriedenheit erhöhen. Finden Sie die richtigen digitalen Lösungen für Ihr Unternehmen und erleben Sie eine signifikante Steigerung der Effizienz.
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