Wissensmanagementsystem: der Schritt zur Digitalisierung

Was versteht man unter einem Wissensmanagementsystem?

Ein Wissensmanagementsystem ist eine bestimmte Vorgehensweise, um Wissen innerhalb von Unternehmen zu erfassen, zu strukturieren und verfügbar zu machen. Es erfüllt die Rolle einer Plattform, auf der sowohl Wissen, wie Dokumente und Datenbanken, als auch Best Practices und persönliche Erfahrungen zusammenspielen. Das Ziel ist es, Wissen langfristig zu bewahren, die Zusammenarbeit zu fördern und Arbeitsabläufe schneller zu machen. Vor allem in Firmen, die auf Fachwissen angewiesen sind, wird das Wissensmanagement zu einem wichtigen Bestandteil.

Gerade im Bereich des Onboardings neuer Mitarbeiter steht Geschwindigkeit mehr und mehr im Fokus. Neben dem “Ankommen” im Unternehmen steht die möglichst schnelle Einarbeitung im Vordergrund, damit Mitarbeiter schnell zur Wertschöpfung beitragen können.

Warum sollte man als Unternehmen ein Wissensmanagementsystem nutzen?

In der heutigen digitalen Welt steigt die Herausforderung, die immer mehr werdenden Informationen zu bewältigen. Bisher genutzte Ablagesysteme, ob physisch oder digital, stossen oft schnell an ihre Grenzen. Ein modernes Wissensmanagementsystem dagegen kann dieses Problem lösen und hat folgende Vorteile:

• Zugänglich: Alle wichtigen Informationen sind an einem Ort zusammengefasst und leicht zugänglich für alle Mitarbeitenden.

• Zeitersparnis: Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Suche nach Informationen und sparen somit Zeit.

• Bleibendes Wissen: Wichtiges Wissen, bleibt im Unternehmen, auch bei Mitarbeiterwechsel.

• Kollaboration: Teams können effektiver zusammenarbeiten, weil sie auf das Wissen zurückgreifen.

Wie ist ein Wissensmanagementsystem strukturiert?

Ein effektives Wissensmanagementsystem besteht aus drei Säulen:

• Erfassung: Als ersten Schritt wird das Wissen systematisch erfasst. Dazu zählen nicht nur Dokumente, sondern auch Erfahrungen und Wissen von Mitarbeitern.

• Strukturierung: Eine gute Struktur, ergänzt durch Metadaten und Schlagworte, macht das Finden der Inhalte einfacher.

• Zugänglichkeit: Ein benutzerfreundliches Interface sorgt dafür, dass Mitarbeiter schnell und unkompliziert auf das Wissen zugreifen können.

Warum digitale Wissensmanagementsysteme nicht wegzudenken sind

Ein rein manuell geführtes Wissensmanagementsystem ist in der heutigen Zeit oft nicht mehr ausreichend. Digitale Lösungen bieten dafür Vorteile, die den Umgang mit Wissen effektiver und zugänglicher machen. Durch Automatisierung können viele Prozesse, wie das Taggen von Inhalten, automatisch erfolgen, was den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert und somit Zeit spart.

Zudem sind digitale Systeme skalierbar und können sich flexibel an die Anforderungen eines kleinen Unternehmens oder eines grossen Konzerns anpassen. Aufgrund cloud-basierter Technologien steht das Wissen rund um die Uhr und von überall aus zur Verfügung, was die Zusammenarbeit und Effizienz deutlich steigert. Moderne Sicherheitsstandards sorgen ausserdem dafür, dass vertrauliche Informationen vor unbefugtem Zugriff geschützt bleiben. All diese Vorteile machen digitale Wissensmanagementsysteme unverzichtbar für Unternehmen jeder Grösse.

Welche Software ist die Passende?

Die Wahl der richtigen Software hängt von den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens ab. Die Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsfähigkeit und die Möglichkeit der Integration in bestehende IT-Systeme sollten hier Priorität haben. Besonders wichtig ist es, das System jederzeit an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen zu können. Wisdom von zehnplus, ist zum Beispiel eine Wissensmanagement Software, die nicht nur dabei hilft Wissen zu managen, sondern auch mit Hilfe von generativer KI Sinnzusammenhänge von Dokumenten herstellen kann.

Fazit zum Wissensmanagementsystem

Ein digitales Wissensmanagementsystem ist mehr als nur ein Werkzeug, es ist eine wichtige Investition in die Zukunft eines Unternehmens. Es garantiert, dass Wissen nicht verloren geht, Prozesse optimiert und effizient gestaltet werden, Mitarbeiter effektiver arbeiten und die Zusammenarbeit teamübergreifend verbessert wird. Zudem bietet es eine zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen sicher gespeichert, schnell abgerufen und flexibel angepasst werden können.